Quel est le système idéal pour gérer vos e-mails ?

La messagerie (l’e-mail) reste la première application utilisée sur Internet. A moins d’avoir séjourné dans une grotte ces 20 dernières années, vous avez certainement une et même plusieurs adresses e-mail, personnelles, professionnelles, et autres.

Dans le monde professionnel, notre adresse e-mail et la manière dont nous communiquons avec celle-ci a beaucoup d’influence sur notre image et notre productivité. Petit tour d’horizon pour essayer de déterminer les caractéristiques du système de messagerie idéal.

Une adresse e-mail professionnelle

Il apparaît essentiel qu’une adresse e-mail professionnelle soit associée au nom de domaine de l’entreprise. Il est en effet plus valorisant en terme d’image de communiquer avec une adresse e-mail sous la forme nom@monentreprise.fr qu’avec une adresse de type nom.monentreprise@fournisseur-acces-internet.fr

La forme du nom peut être représentée de différentes manières selon certains critères liés au type d’entreprise.

Une entreprise jeune et conviviale pourra par exemple utiliser des adresses e-mail sur le modèle thierry@monentreprise.fr, nathalie@monentreprise.fr, …

Une entreprise de taille plus importante pourra créer ses adresses e-mail sur les modèles thierry.durand@monentreprise.fr ou t.durand@monentreprise.fr

L’essentiel est que toutes les adresses e-mail soient créées sur le même modèle au sein de l’entreprise.

Un e-mail accessible partout

Même si vous ne travaillez pas en situation de mobilité permanente, il est tout de même pratique grâce au webmail de pouvoir gérer ses e-mails depuis un autre ordinateur (à la maison, à l’hôtel, chez des amis, en vacances…).

Si vous êtes mobiles, votre e-mail doit être accessible également sur votre smartphone ou tablette.

Mais attention, que ce soit sur votre appareil mobile ou sur votre webmail, il ne suffit pas seulement de pouvoir lire ou envoyer des messages, il est également indispensable que vos données soient automatiquement synchronisées. En d’autres termes, si vous décidez d’envoyer un message depuis votre smartphone par exemple, ce message doit se retrouver automatiquement dans le dossier Messages envoyés de votre ordinateur de bureau. Si ce n’est pas le cas, vous ne saurez rapidement plus où sont vos messages et vous risquez de passer encore plus de temps à gérer vos messages que s’ils étaient sur une seule machine. Pour éviter cela, il faut configurer correctement sa messagerie.

Un espace de stockage important

Rien n’est plus agaçant que de ne pas pouvoir recevoir un mail avec un fichier joint parce que votre boîte est pleine ou que le serveur a bloqué le fichier. C’est une des principales causes de frustration et de perte de temps, pour le destinataire du message comme pour l’émetteur.

Il est donc important que vous ayez suffisamment d’espace de stockage pour ne pas être obligé de supprimer certains de vos messages pour ‘faire de la place’.

Des fonctions de classement et de recherche

Lorsque le volume d’échange des e-mails grandit, il est nécessaire d’avoir les bons outils pour classer et pouvoir retrouver aisément ses e-mails. Le mode de classement par dossiers et sous-dossiers est un minimum, le classement par libellés (ou tags) est plus puissant car un même message peut se voir affecter plusieurs libellés. C’est un mode de fonctionnement moins rigide que les dossiers et d’autant plus puissant pour retrouver ses e-mails.

Un moteur de recherche intégré doit également vous permettre de retrouver n’importe quel message en tapant des mots-clés ou des portions de texte. La recherche doit s’effectuer sur tous les champs : émetteur, destinataire, sujet; contenu, etc.

Un filtre anti-spam efficace

Dès que votre adresse e-mail commence à se diffuser sur Internet, il y a de grandes chances pour qu’elle soit récupérée par des spammeurs. Tout le monde s’accorde à penser qu’un filtre anti-spam doit faire partie intégrante de tout système de messagerie. Encore faut-il que ce filtre soit efficace, c’est-à-dire qu’il filtre effectivement les véritables spams, et non les messages que vous vous attendez à recevoir, et qu’il vous donne la possibilité de décider vous-même si un message reçu est un spam et que le système soit suffisamment intelligent pour en tenir compte par la suite.

Des fonctions pour gagner du temps

Au delà des caractéristiques essentielles mentionnées ci-dessus, toutes les fonctions supplémentaires susceptibles de vous faire gagner du temps au quotidien pourront être appréciables en fonction de vos besoins.

Citons de manière non-exhaustive la gestion des messages importants, le répondeur automatique en cas d’absence, le paramétrage d’une signature avec images (logo de l’entreprise ou photo) et liens (vers votre site Internet), l’ajout automatique des destinataires de vos messages dans votre carnet d’adresses, etc.

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